Avec cet article, vous allez apprendre :

• quelles sont les causes fréquentes des impayés et les moyens de les éviter ;

• quelles sont les solutions juridiques et pratiques pour recouvrer vos créances ; et

• quels outils numériques peuvent aider à un suivi plus rigoureux des paiements.

Anticiper, suivre et réagir : le combo gagnant

Il n’existe bien évidemment pas de solution miracle pour combattre les mauvais payeurs, mais plutôt un socle de bonnes pratiques à mettre en place pour minimiser le plus possible l’impact des non-paiements ou des retards de paiement.

Nous avons sélectionné pour vous quelques bonnes pratiques qui sont vos meilleures alliées :

• l’anticipation : rédigez des devis et contrats clairs avec des conditions de paiement précises.
• les outils numériques : utilisez des logiciels spécialisés pour suivre vos factures et relancer vos clients.
• les processus de relance : envoyez des rappels dès que la date d’échéance est passée. Après deux relances, envisagez une procédure de recouvrement amiable.
• l’assurance-crédit : pour les grandes transactions, une assurance-crédit peut garantir vos paiements en cas de défaut de vos clients.

L’avis d’expert : « Un impayé peut rapidement se transformer en problème juridique si vous n’avez pas de processus clair. Investir dans un logiciel de facturation et relance peut être un soutien efficace pour éviter ces désagréments.

Cela va de pair avec une documentation contractuelle solide incluant des modalités de paiement précises. Idéalement, et dans la mesure du possible selon votre secteur d’activité et ce qui est acceptable pour vos clients et partenaires commerciaux, ces modalités doivent vous permettre de recevoir tout ou une partie du montant à l’avance.

Dans le cadre d’un long projet, par exemple, il est intéressant de percevoir des fractions du paiement après la réalisation de chaque étape et avant de passer à la suivante. Percevoir un acompte rassure sur le sérieux et l’engagement du client, et vous permet de limiter le montant de l’impayé. Il est toujours plus facile de restituer de l’argent, par exemple en cas de non-satisfaction d’un client, que de devoir courir après de l’argent dû non payé.

C’est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit de petits montants, pour lesquels actionner une procédure juridique serait trop coûteux en temps et en argent. C’est ce qui mène parfois les entreprises à abandonner le recouvrement de ces impayés. Il faut donc trouver le juste milieu entre la sécurité juridique, qui pousserait à percevoir la totalité du montant au préalable, et l’attractivité commerciale, puisque le client préfèrera toujours plutôt payer la totalité à la fin » – Guylaine Marchi Hanus, Fondatrice d’EIS.

La prévention : se renseigner sur ses clients et diluer le risque

Dépendance à un seul client : diversifier

S’appuyer sur un unique client pour une part significative de vos revenus est risqué. En cas de défaillance de sa part, votre trésorerie peut être mise en péril. La diversification est essentielle : ciblez plusieurs clients ou segments de marché pour répartir les risques et assurer une stabilité financière.

Vérification de l’état financier d’une entreprise

Avant de conclure un contrat important avec une autre entreprise (B2B), il est judicieux de vérifier la santé financière de votre client. Au Luxembourg, des ressources comme le Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) permettent de consulter les bilans financiers publics. Des agences comme Creditreform fournissent également des rapports détaillés sur la solvabilité des entreprises. Une analyse préalable peut éviter des surprises, notamment en cas de projets longs et coûteux.

Les barrières juridiques : contrats clairs et avances exigibles

Un contrat bien rédigé est votre première ligne de défense. Assurez-vous qu’il inclut :

• des conditions de paiement précises, telles que les délais et modes de paiement.
• l’application d’intérêts de retard de paiement, éventuellement une clause pénale en cas de retard ou de non-paiement.
• dans la mesure du possible, des modalités d’avance sur paiement (par exemple, un acompte de 30 % à la commande) et, notamment dans le cadre de longs projets, des paiements progressifs au fur et à mesure de la réalisation de chaque étape.

Ces dispositions permettent non seulement de formaliser la relation commerciale mais également de garantir une base juridique en cas de litige. Il faudra bien entendu adapter les décisions, selon que votre clientèle est professionnelle (B2B) ou non (B2C – clients privés).

Bon à savoir: il existe des règles spécifiques à suivre face à des consommateurs (droit de la consommation).

Le recouvrement des créances : voies possibles

La voie de résolution amiable : médiation et relances structurées

La résolution amiable est toujours la voie privilégiée puisqu’elle doit en principe permettre, si les parties sont de bonne foi, de résoudre les différends plus rapidement que devant les tribunaux, sans engendrer des coûts de justice, en préservant les relations entre les parties et la confidentialité du litige.

• Relances : rédigez des relances professionnelles, par e-mail ou courrier voir lettre recommandée avec avis de réception, en mentionnant clairement le montant dû, l’échéance dépassée et un délai de régularisation.
• Médiation : si les relances échouent, vous pouvez faire appel au Centre de Médiation Civile et Commerciale au Luxembourg (https://www.cmcc.lu/), qui offre une solution rapide et économique pour résoudre les litiges entre entreprises (B2B) ou au Médiateur de la Consommation ( https://mediateurconsommation.lu/) qui permet de résoudre gratuitement les litiges entre professionnels et consommateurs (B2C).

Le recours aux voies judiciaires : quand l’activer et pourquoi ?

En cas d’échec des relances et procédures amiables, vous pourrez vous tourner vers la justice. S’il n’est pas obligatoire (à moins que cela ne soit mentionné dans le contrat) de procéder au recouvrement amiable avant de lancer les voies judiciaires, les juges apprécieront tout de même de constater que vous avez essayé, de bonne foi, d’obtenir une résolution amiable sans succès. Une mise en demeure n’est pas obligatoire mais marque en général la dernière étape avant de s’adresser aux tribunaux : il s’agit en principe d’un ultime rappel envoyé par lettre recommandé avec avis de réception, qui rappelle les montants à payer, le contrat effectué et octroi un dernier délai pour procéder au paiement sous peine de lancement des procédures judiciaires.

En fonction du montant de la créance, la procédure judiciaire pourra être plus ou moins simplifiée. L’avocat n’est pas toujours requis, mais est très fortement conseillé. Pour être mis en contact avec des avocats compétents en la matière, rejoignez notre Collectif et accéder à des experts recommandés.

Le cas du mauvais payeur en faillite : effectuer la déclaration de créance

Lorsqu’un client professionnel est en situation de faillite, le recouvrement devient complexe puisque vous devrez suivre une procédure particulière pour faire valoir votre créance dans le cadre de la procédure de faillite. En effet, l’entreprise cliente ne peut alors plus vous payer directement, car tout paiement doit s’effectuer dans le cadre de la procédure de faillite. Un de vos premiers réflexes donc, dans le cas où votre client ne paie pas, est de vérifier s’il n’est pas déjà en faillite. Pour les entreprises luxembourgeoises, le Registre de Commerce et des Sociétés (www.lbr.lu) permet de vérifier l’ouverture d’une procédure de faillite et, le cas échéant, renseigne le nom et les coordonnées du curateur à contacter pour déclarer sa créance.

En cas de créance au montant important, il peut également être utile de consulter un avocat pour analyser vos chances de recouvrement.

Avec ces outils et stratégies, vous pouvez réduire les impacts des impayés et protéger la santé financière de votre entreprise.